Privacy Statement RouteVision Nederland B.V. (Versie 1.2)

RouteVision verwerkt persoonsgegevens van klanten en bezoekers die een offerte- of contactaanvraag op de website doen. Dit zijn vaak privacygevoelige gegevens. Het is voor RouteVision en voor u van groot belang dat deze gegevens veilig verwerkt worden en dat RouteVision voldoet aan de nieuwe privacy wetgeving die sinds 25 mei 2018 hierop van toepassing is. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wetgeving stelt eisen waaraan RouteVision zich houdt. Zo weet u zeker dat uw gegevens veilig bewaard en verwerkt worden.

Wat is de AVG?

De AVG is de nieuwe privacywetgeving, die sinds 25 mei 2018 de voorgaande privacywetgeving vervangt. De privacy rechten van natuurlijk personen zijn door de AVG versterkt en uitgebreid. De Europese Unie kent met de AVG één privacywet; de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt vanaf 25 mei 2018 niet meer. Internationaal staat de AVG bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).

Voor wie is de AVG?

De AVG wetgeving is er voor alle natuurlijke personen van wie bedrijven en organisaties persoonsgegevens vastleggen, zoals van klanten, personeel of andere personen binnen de EU. Alle ondernemers krijgen hiermee te maken door bijvoorbeeld het versturen van een offerte, factuur en/of digitale nieuwsbrief, het bijhouden van afspraken met klanten, contactgegevens van klanten of personeelsinformatie.

Wat staat er in het Privacy Statement?

Dit Privacy Statement geeft informatie weer over de persoonsgegevens die RouteVision verwerkt. RouteVision zorgt ervoor dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw gegevens en in overeenstemming is met de geldende wetgeving. RouteVision legt u uit op wat voor manieren er persoonsgegevens verzameld worden en voor welke doeleinden.

Gegevensverzameling

U stelt gegevens aan RouteVision beschikbaar als u één van de formulieren invult op de website. RouteVision bewaart uitsluitend de gegevens die regelrecht door u worden opgegeven. U kunt de door u opgegeven persoonsgegevens te allen tijde weer intrekken. Zodra u uw gegevens intrekt zal RouteVision deze gegevens verwijderen en niet meer verwerken, tenzij er ondertussen met RouteVision een overeenkomst is gesloten. De persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard en alleen gebruikt voor het behalen van de hieronder vernoemde doeleinden, tenzij er sprake is van een wettelijke langere bewaartermijn. De volgende gegevens worden door RouteVision verwerkt:

Offerteaanvragen

• Naam - Hiermee kan RouteVision bepalen wie u bent.
• Bedrijfsnaam – Hierdoor weet RouteVision namens welk bedrijf u contact zoekt.
• Aantal voertuigen – Hiermee kan RouteVision een offerte op maat voor u maken.
• E-mailadres – Hiermee kan RouteVision, na het telefoongesprek met u, een offerte opsturen.
• Partnercode – Hiermee kan RouteVision zien welke partner van RouteVision u heeft doorgestuurd.
• Telefoonnummer – Hiermee kan RouteVision u bellen, bijvoorbeeld om gezamenlijk te bepalen welk pakket het beste bij u past.

Contactaanvraag

• Naam - Hiermee kan RouteVision bepalen wie u bent.
• Bedrijfsnaam - Hierdoor weet RouteVision namens welk bedrijf u contact zoekt.
• E-mailadres – Hiermee kan RouteVision, na het telefoongesprek met u, een offerte opsturen.
• Telefoonnummer – Hiermee kan RouteVision u bellen, bijvoorbeeld om gezamenlijk te bepalen welk pakket het beste bij u past.
• Uw bericht of vraag – Naar aanleiding hiervan kan RouteVision u voorzien van een duidelijk antwoord conform uw wensen.

Klanten

De ritten van klanten worden geregistreerd in een beveiligde omgeving waarin klanten kunnen inloggen. In deze beveiligde omgeving worden persoonsgegevens, met name locatiegegevens, opgeslagen. Deze gegevens zijn alleen in te zien door klanten met een unieke inlogcode, behalve als zij anderen hiervoor schriftelijk toestemming hebben geven. Deze omgeving wordt door RouteVision alleen gebruikt voor het beheren en wijzigen van pakketten of behandelen van supportvragen van klanten. De onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt door RouteVision:
• NAW-gegevens – Deze gegevens worden gebruikt om de overeenkomst op te stellen. Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersonen van het betreffende bedrijf.
• Bedrijfsnaam – Hiermee wordt de contractpartij van RouteVision geïdentificeerd.
• KVK-nummer/uittreksel – Hiermee wordt de contractpartij van RouteVision geïdentificeerd.
• Kentekens van de voertuigen – Op deze manier identificeren wij de voertuigen.
• Labels van de voertuigen – Deze worden gebruikt door de klant om bijvoorbeeld namen toe te voegen.
• E-mailadres – Hier worden de facturen naartoe gestuurd, evenals de afhandelingen van supportvragen.
• Telefoonnummer – Op deze manier komt RouteVision in contact met de klant.
• Paspoort/ID – Hiermee kan RouteVision relevante gegevens verwerken, zolang dit nodig is.
• Betaalgegevens – Om een factuurbetaling te kunnen verwerken maakt RouteVision gebruik van een veilige betaalomgeving. Er wordt voornamelijk gebruikgemaakt van automatische incasso’s.
• Data van de GPS-tracker – De ritgegevens worden voor de klant vastgelegd.

Gedragscode

RouteVision is aangesloten bij de Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen. Hierdoor is de Gedragscode Privacy RRS van toepassing op ieder systeem met het Keurmerk certificaat van de stichting. Deze Gedragscode dient te worden nageleefd door RouteVision als leverancier, door de klanten van RouteVision (zowel door werkgever als zelfstandige) en door de werknemers van RouteVision klanten. De gedragscode is hier te vinden.

RouteVision is ook aangesloten bij de Vereniging Zakelijke Rijders. Deze heeft de Gedragscode Privacy RRS algemeen verbindend verklaard voor al haar leden. Hierdoor is RouteVision gebonden de gedragscode op al haar systemen toe te passen, ongeacht of er wel of geen Keurmerkcertificaat voor is afgegeven.

Rechtmatige verwerkingsgrondslag

De verwerkingsgrondslag van de eerdergenoemde persoonsgegevens is alleen rechtmatig als u hier toestemming voor heeft gegeven. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u betrokken bent of om op verzoek van u, vóór de sluiting van een overeenkomst, maatregelen te nemen.

Bewaartermijn

RouteVision streeft ernaar om uw gegevens zo kort mogelijk te bewaren. De fiscale rapportages worden maximaal 7 jaar bewaard in verband met de Wetgeving van administratie en belastingen. Al uw gegevens worden binnen 7 jaar verwijderd nadat uw contract met ons is beëindigd.

Cookiebeleid

De website www.routevision.nl maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine (tijdelijke) tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen als u de website gebruikt. Het voordeel van cookies is dat u bijvoorbeeld bij het volgende bezoek aan de website niet opnieuw uw gegevens hoeft in te voeren. Daarnaast zorgt het er ook voor dat RouteVision kan zien hoe de website gebruikt wordt, zodat RouteVision deze nog beter kan maken voor de eindgebruiker.

Functionele cookies

De functionele cookies zorgen ervoor dat de site van RouteVision optimaal werkt. U kunt hierbij denken aan het inloggen op de website. Zonder de functionele cookies is het namelijk niet mogelijk om in te loggen op de website. De functionele cookies zorgen ook voor de juiste weergave van de website. RouteVision streeft ernaar om de website zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.

Analytische cookies

Google Analytics maakt gebruik van cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de website van RouteVision gebruiken en zo mogelijke fouten in de website te ontdekken. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw webbrowser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. RouteVision wijst u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van onze website kunt benutten. Een andere mogelijkheid is dat u een plug-in voor uw webbrowser installeert om aan te geven dat er geen informatie over uw websitebezoek aan Google mag worden verzonden. Google deelt geen anonieme data met derden. Zie ook het Privacybeleid van Google.

Mouseflow

RouteVision maakt gebruik van Mouseflow om te kijken of we op bepaalde delen van de website de gebruiksvriendelijkheid kunnen verbeteren. Het gebruikersgedrag wordt anoniem in kaart gebracht, zodat er op die manier analyses en conclusies uitgevoerd kunnen worden, zonder dat deze naar een specifieke gebruiker terug te herleiden zijn.

Wijzigen cookiebeleid

RouteVision heeft het recht om het cookiebeleid te herzien en te wijzigen. Het advies is daarom om het cookiebeleid regelmatig te raadplegen, zodat u de laatste versie heeft van het cookiebeleid.

Rechten

Uw rechten

U heeft het recht om bij RouteVision een verzoek in te dienen om in te zien welke persoonsgegevens van u worden verwerkt. Hierbij kunt u ook aangeven of u de persoonsgegevens wilt wijzigen, rectificeren of juist wilt verwijderen dan wel de verwerking ervan wilt beperken om de redenen als in artikel 18 AVG vermeld. U kunt ook een bezwaar indienen tegen de persoonsverwerking, omdat volgens u de persoonsgegevens niet juist of onvolledig zijn. Als de persoonsgegevens aangevuld, verbeterd of verwijderd dienen te worden dan kunt u een verzoek indienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming per e-mail of post: RouteVision Nederland B.V., Marten Meesweg 8-10, 3086 AV Rotterdam t.a.v. de heer van Vlijmen.

Als u het gevoel heeft dat RouteVision niet zorgvuldig omgaat met uw gegevens of dat er geen of onvoldoende gehoor wordt gegeven aan een bezwaar of verzoek dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechten van RouteVision

RouteVision heeft het recht om dit privacy statement te herzien en te wijzigen. Het advies is om het privacy statement regelmatig te raadplegen, zodat enige aanpassingen u niet zullen ontgaan.
Contactgegevens RouteVision Nederland B.V.
RouteVision Nederland B.V.
Marten Meesweg 8-10
3068 AV Rotterdam
+31 (0)88 712 71 20
info@routevision.nl