Rittenregistratie: Eisen Belastingdienst

Waarom stelt de Belastingdienst eisen aan de rittenregistratie?

De eisen van de belastingdienst staan voor iedereen met een rittenregistratie centraal. Dat is namelijk waar de ritten in uw boeken aan moeten voldoen. Wanneer u een auto zowel privé als zakelijk gebruikt, dan kunt u in aanmerking komen voor bepaalde aftrekposten. Mits u een nauwkeurige ritregistratie bijhoudt die duidelijk aangeeft welke ritten er privé en welke ritten er zakelijk gereden zijn. Om die reden wordt het des te interessanter om de eisen van de Belastingdienst te kennen.

In dit artikel behandelen we alle eisen die de Belastingdienst stelt aan een sluitende en controleerbare rittenadministratie. Dit doen we omdat we u willen behoeden voor hoge boetes van de overheid en omdat we u graag helpen bijteling te voorkomen.

Rittenregistratie en bijtelling

Bijtelling staat voor de fiscale kosten van het privégebruik van een auto van de zaak. Bijtelling is belangrijk voor uw rittenregistratie omdat dit iets is wat de Belastingdienst graag op u doorberekent. Met andere woorden: uw zakelijke auto is belastbaar voor u, als u daar ook privé mee rijdt.

“De fiscale bijtelling wordt berekend op basis van een percentage van de fiscale waarde (cataloguswaarde) van de auto. Afhankelijk van de CO2-uitstoot kan de bijtelling oplopen tot vijfentwintig procent van de cataloguswaarde van uw auto."

Offerte aanvragen

Gegevens die u per rit nodig heeft

Iedere rit van A naar B, bevat de volgende variabelen. De volgende gegevens heeft u nodig per rit:

  • Merk van de auto
  • Type van de auto
  • Kenteken van de auto
  • Periode waarin u de auto tot uw beschikking heeft.
  • Datum waarop de autorit plaatsvindt
  • Beginstand van de kilometerteller
  • Eindstand van de kilometerteller
  • Vertrekadres
  • Aankomstadres
  • Route die u hebt gereden
  • Privérit of zakelijke rit

(Rijdt u tijdens dezelfde rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers, dan moeten de omgereden privé-kilometers ook geregistreerd worden.)

Handmatig of automatisch

De bovengenoemde gegevens kunt u registreren middels het handmatig invullen van sjablonen die op het internet te vinden zijn. Houd er wel rekening mee dat dit vaak arbeidsintensief is en dat het gevoelig is voor fouten.

Het is iedereen wel eens overkomen: ‘ach, dat schrijf ik later wel op’ of ‘ik doe toch nog even snel een boodschapje tussen twee afspraken door.’ Het vergeten van een ritje kan in dit geval nare financiële gevolgen hebben.

(Afbeelding: Voorbeeld sjabloon rittenregistratie van EasyTemplate. Met veel ritten op en kost dit een hoop tijd om bij te houden.)

Zekerheid over uw ritadministratie

Het is verstandig te kiezen voor automatische rittenregistratie. In dat geval registreert een in een auto geplaatste black box automatisch de gereden ritten en hoeft u alleen nog maar aan te geven of een rit privé of zakelijk is geweest. Zo weet u zeker dat u nooit een ritje mist en de juiste aantallen kilometers worden geregistreerd.

Bij de aanschaf van een black box

Bij het aanschaffen van zo’n black box is het belangrijk te letten op het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS). Alleen de black boxen met dit keurmerk maken een volledige registratie van de door de Belastingdienst vereiste gegevens. Ondanks het keurmerk voor black boxen is een controle door de Belastingdienst echter nooit uitgesloten. Zoals de Belastingdienst zelf laat weten: “Maakt u gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is”.

(Bron: Website Belastingdienst, d.d. 22/7/2016)

De rittenregistratie controle van de belastingdienst

Ongeacht de manier van registratie: de Belastingdienst kan altijd besluiten uw rittenregistratie te controleren. Dit kan zij bijvoorbeeld doen aan de hand van kantooragenda’s; elektronische routeplanners; garagenota’s en orderbriefjes.

Wanneer u niet kunt bewijzen dat u werkelijk minder dan 500 kilometer privé heeft gereden, dan krijgt u naast de naheffing voor de bijtelling, meestal ook een boete opgelegd. Bovendien bestaat er een grote kans dat de Belastingdienst met terugwerkende kracht ervan uitgaat dat u deze opzettelijke of onopzettelijke fouten ook de voorgaande jaren gemaakt heeft en dat u daarom ook voor deze jaren nog een naheffing in de bus krijgt. Een nauwkeurige rittenadministratie is dus van groot belang wanneer u onverwachte naheffingen of bijtelling wilt voorkomen.

Verzuim- en vergrijpboete

Zorgeloos rijden, is wel zo fijn. Zeker als u met één druk op de knop kunt kiezen uit een zakelijke of een privérit. Vraag vrijblijvend een offerte aan!