Handmatig de rittenregistratie bijhouden in Excel

Uw rittenregistratie kunt u overzichtelijk bijhouden met behulp van ons Excel- rittenregistratie formulier. Dit Excel-formulier bevat alle eisen van de Belastingdienst voor een juiste rittenregistratie. Zo kunt u uw gereden kilometers compleet en overzichtelijk bijhouden.

Waarom een rittenregistratie bijhouden in Excel?

Als u geen bijtelling betaalt mag u per jaar maximaal 500 kilometer privé rijden met de zakelijke auto. Dit moet u kunnen aantonen met een rittenregistratie. Dit kunt u doen door het bijhouden van een Excel-bestand waarin alle gegevens van de rit staan weergegeven.

Gebruik van het rittenregistratieformulier in Excel

• Het is handig om uw ritregistratie op te nemen via de Excel app op uw mobiele telefoon, tablet of laptop, afhankelijk van wat voor u het makkelijkst werkt. Hierdoor hoeft u geen handgeschreven rittenregistratie meer over te typen naar een computer en bespaart u zichzelf tijd.
• Zorg ervoor dat deze ritregistratie in de cloud komt of zet de ritregistratie wekelijks over op de computer zodat wanneer er wat met uw smartphone/laptop iets gebeurt, de rittenregistratie behouden blijft.
• Als u het kilometerregistratie Excel-formulier gebruikt, maak dan elke maand een apart mapje aan op de computer, zodat u deze gemakkelijk per maand kan terugvinden.
• Nu heeft u de rittenregistratie altijd beschikbaar voor de Belastingdienst.

Wilt u gebruikmaken van het Excel-formulier voor de rittenregistratie?

Download hier ons rittenregistratieformulier

Nadelen rittenregistratie in Excel

Het handmatig bijhouden van de ritregistratie is een tijdrovende klus. Na elke rit moeten de ritgegevens handmatig in het Excel formulier worden ingevuld, op elke locatie moet u het adres opzoeken en de rittenregistratie moet wekelijks overgezet worden naar een computer zodat als er iets gebeurt, je niet alle ritgegevens kwijt bent.

Als de rittenregistratie handmatig in Excel gedaan wordt, ligt de verantwoordelijkheid van deze bewaarplicht bij degene die hem invult. Als een werkgever gebruik maakt van een rittenregistratiesysteem, dan is de organisatie verantwoordelijk voor het bewaren van de administratie.

Automatische rittenregistratie

Automatische rittenregistratiesystemen doen al deze administratie voor u. De data wordt verzameld en opgeslagen in onze database waardoor uw rittenregistratie altijd beschikbaar is voor de Belastingdienst. Hierdoor heeft u geen omkijken meer naar alle bovengenoemde activiteiten. Zo bespaart u een hoop tijd die u nu aan zaken kan besteden die écht belangrijk zijn. Daarnaast heeft u zwart op wit staan hoe lang er bij een klant gewerkt is, dit maakt de facturatie een stuk makkelijker.  

Ons ritregistratiesysteem beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen(RRS). Doormiddel van dit keurmerk bent u verzekerd van een waterdichte rittenregistratie. Zo heeft u bij controle van de Belastingdienst de administratie altijd op orde.